วันจันทร์ที่ 20 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2555

การจัดการสารสนเทศ

           การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลัก ต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้าง  ( Organization ) การควบคุม ผลิต การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีแหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ
           การจัดการสารสนเทศ หมายถึง กระบวนดำเนินงาน เช่น ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่ การจัดแฟ้มการทำรายการเพื่อการเข้าถึงเอกสารหรือสารสนเทศที่มีการบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆ
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้แก่ การวางแผนการ จัดสรรงบประมาณ การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดเจ้าหน้าที่ และการควบคุมสารสนเทศ
           กล่าวสรุปโดย การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือกลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ
          ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการ
          ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการทำฐานข้อมูลส่วนบุคคลรวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีพ การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน
             ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ
จัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้
ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ ความสำคัญด้านการดำเนินงาน ความสำคัญด้านกฎหมาย
           พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
นักวิชาการของการจัดการสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายคำว่าสารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติ งานกับสารสนเทศหรือคือ การจัดการสารสนเทศ
             การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ
การจัดการสารสนเทศในยุคแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือโดยรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรก เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามลำดับก่อนหลังของหนังสือที่ห้องสมุด หน่วยงานที่ได้รับ และรวมถึงการกำหนดสัญลักษณ์ขึ้นเป็นตัวเลขและหรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาสาระของสิ่งพิมพ์

       การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

     การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์หลากหลายคอมพิวเตอร์พัฒนาการของจากอดีตจนถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสุญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำนะโนประชากร ซึ่งต่อมาเครื่องคอมพิวเตอร์ พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้งานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม
   การรวบรวมข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียน
   การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความน่าเชื่อถือได้
       การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
  การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน แฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด
        แนวคิดเกี่ยวกับการจัดสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บเรียงตามประเภทสื่อที่บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสารรูปเล่มหรือหนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่าง ๆ
      การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลาย ๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจาก หลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงต้องการใช้บริการใหม่ ๆ ในหลายกรณี